Saber como administrar a sua equipe é, ao mesmo tempo, técnica e arte. Arte porque, quando lidamos com pessoas, há insondáveis aspectos da alma humana que têm que ser considerados, e técnica porque anos de desenvolvimento das ciências comportamentais possibilitaram criar ferramentas e abordagens para bem conduzir equipes, visando levar a cabo o propósito da empresa sem desconsiderar as necessidades e os desejos dos colaboradores.
Nesse tópico, vamos nos ater a 10 aspectos relevantes da administração de equipes para que você tenha uma compreensão abrangente daquilo que deve ser considerado para construir times altamente motivados e eficazes.
• Administração participativa – Resultados obtidos por um grupo tendem a ser superiores aos resultados obtidos individualmente. Isso ocorre devido à sinergia que advém do trabalho harmônico em equipe e das decisões por consenso.
• Administração do tempo – É imprescindível atentar para as atribuições gerenciais do seu cargo. Despenda a maior parte de seu tempo com o que é importante, e não cuide apenas do que é urgente. Como gestor, seu tempo dever ser investido essencialmente em atividades estratégicas e de relacionamento em vez de questões de natureza técnica. Planeje, organize, priorize e controle o seu tempo sem que se estabeleça a sutil “delegação inversa”.
• Administração de pessoas e resultados – As pessoas são criativas por natureza, gostam de se sentir úteis, de realizar seus feitos, mas devem ser cobradas quanto aos resultados. Com base nesses princípios, torna-se fundamental construirmos uma visão compartilhada, uma gestão de pessoas competente deve ter preocupação com pessoas e resultados. Lembre-se: reconheça o empenho e recompense o desempenho.
• Administração de competências – As pessoas tendem a ser colaborativas, comprometidas e criativas se puderem se expressar e se a administração for genuinamente participativa (buscando o consenso e delegando).
• Administração das relações – O processo de exposição e feedback e assertividade deve ser a norma. Falar o que pensa e sente, com respeito e sem agressividade, sendo específico e não generalista, focando sempre o comportamento apresentado e não a pessoa, contribui para a instalação de um clima de abertura, assertividade e confiança.
A transparência é a única atitude que estabelece uma relação de confiança entre todos e contribui para aumento do rendimento da equipe, gerando alta produtividade e qualidade.
• Administração de conflitos – Os conflitos são naturais nos trabalhos em equipe, porque expõem ideias, conceitos ou preconceitos, ou seja, visões e percepções de cada um em função de suas lentes.
No entanto, temos que ter sabedoria para transformar os conflitos em problemas a serem resolvidos, e não em atritos pessoais catastróficos para o relacionamento dos membros do grupo. Ao transformarmos o conflito em problema, a “espiral agressiva” transforma-se na “espiral colaborativa”. Veja a seguir as duas sequências:
Espiral agressiva Espiral colaborativa
conflito > problema
confronto > causa
hostilidade > solução
• Solução de problemas – Existem diversas técnicas que podem ser aplicadas quando um problema específico se apresentar. Entre elas, podemos citar:
Brainstorming;
Matriz de decisão (Tabela de custo x benefício);
6 Sigma;
Campo de forças;
Fluxograma;
Cartas de controle (Mapa de acompanhamento);
Diagrama de Ishikawa (Espinha de peixe ou Diagrama de causa e efeito);
Diagrama de Pareto (Curva ABC ou Princípio 80/20);
Folha de verificação;
Histograma;
Gráfico de dispersão.
Nota: Você encontra a explicação de cada um desses instrumentos de como administrar a sua equipe no livro Yes, you can!
• Motivação de pessoas – Motivação é algo intrínseco a cada ser humano. Sendo assim, não podemos motivar os outros, mas podemos criar as condições para que cada um se motive. Para isso, nossas premissas devem estar baseadas na escala superior de necessidades do ser humano segundo Maslow.
Necessidades relativas ao ser (ou fatores motivadores, segundo Herzberg): associação, autoestima e autorrealização. Consequentemente, não devem estar baseadas na escala inferior daqueles fatores. Necessidades relativas ao ter (ou fatores higiênicos, segundo Herzberg): básicas e segurança.
• Tomada de decisões – A boa decisão depende da boa informação e de outros fatores, mas não de “achismos” desconectados da realidade. Da boa decisão, surgem ações eficazes e resultados compensadores. Evite despachar, persuadir, postergar ou apenas compartilhar suas decisões.
Esses modos de agir não comprometem o colaborador com a decisão. O melhor modelo, aquele que se legitima, é o consenso, pois assim você não impõe suas decisões e, ao mesmo tempo, os colaboradores compreendem o que e por que algo deve ser feito.
• Pensamento sistêmico* – Diz respeito a enxergar a floresta, e não apenas as árvores. A preocupação do pensamento sistêmico é encontrar as correlações de causa e efeito distantes no tempo e no espaço e que, por conta disso, não são óbvias ao senso comum.
O raciocínio sistêmico se contrapõe ao raciocínio cartesiano ou linear, pois este procura entender as relações de causa e efeito imediatas, enquanto o pensamento sistêmico é mais adequado e confiável às análises que visam garantir a perenidade da empresa no mercado.
*Peter Senge – autor de “The Fifth Discipline: The art and practice of the learning organization”, Doubleday, New York. Traduzido para o português, “A Quinta Disciplina: A arte e prática da organização que aprende” aborda as cinco disciplinas das organizações na sociedade: Domínio pessoal, Modelos Mentais, Visão compartilhada, Aprendizado em grupo e Pensamento Sistêmico.
Resumo das competências que um bom administrador deve desenvolver
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